1. Do obowiązków i odpowiedzialności kierującego komórką organizacyjną należy w szczególności:

a. nadzorowanie wykonywania zadań kierowanej komórki organizacyjnej, prowadzenie obsługi administracyjnej biura dyrektora,

w tym: obsługi asystenckiej, prowadzenie kalendarzy, prowadzenie i organizowanie pracy dziennika podawczego, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, prowadzenie rejestrów wewnętrznych i zewnętrznych (w szczególności: pism oraz umów); organizacji spotkań, rezerwacji sal, organizowanie cateringu, przygotowywanie agend i materiałów; opracowywanie, gromadzenie i przechowywanie dokumentów (w tymi raportów, prezentacji, zestawień, notatek); prowadzenie dokumentacji dyrektora (w tym wniosków do Organizatora, delegacji, rozliczeń, sprawozdań); zapewnienie poufności informacji i dokumentów;

b. oraz zapewnienie we współpracy z Pionem Sprzedaży: cateringu dla wydarzeń, obsługi sponsorów/patronów oraz obsługi widza.

2. planowanie i organizowanie pracy pracowników komórki organizacyjnej, wyznaczanie celów, rozliczanie pracowników z wykonywanych zadań oraz podejmowanie decyzji w prowadzonych sprawach;

3. podział zadań oraz określanie zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla podległych pracowników;

4. opracowywanie dokumentów, w szczególności: projektów umów, sprawozdań, rozliczeń, kosztorysów oraz planów, w tym rzeczowo-finansowych komórki organizacyjnej z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów oraz zapewnienia prawidłowego nadzoru nad celowością wydatkowania środków w ramach realizacji ich zadań w zgodności z planem finansowym oraz normami prawnymi, w szczególności w zgodności z ustawą o finansach publicznych oraz ustawą prawo zamówień publicznych;

5. planowanie zamówień, przygotowanie dokumentacji w zakresie zamówień i prowadzenie zamówień w ramach nadzorowanego budżetu;

6. opracowywanie dokumentacji dla postępowań komórki organizacyjnej prowadzonych na podstawie ustawy prawo zamówień publicznych;

7. sprawowanie stałego nadzoru nad pracą podległych pracowników w zakresie wykonywanych zadań oraz prawidłowością i terminowością wykonywanej pracy;

8. sprawowanie nadzoru w zakresie przestrzegania dyscypliny pracy, zasad współżycia społecznego, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego;

9. opiniowanie wystąpień podległych pracowników oraz opracowywanie wniosków w sprawie przyjmowania, zwalniania, awansowania, wyróżniania bądź karania pracowników;

10. sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przez podległych pracowników przepisów prawa oraz postanowień wewnętrznych aktów normatywnych i innych dokumentów regulujących zasady i tryb pracy w Operze;

11. prowadzenie racjonalnej i oszczędnej gospodarki powierzonymi składnikami majątkowymi;

12. współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie realizowanych zadań.

1. wykształcenie (preferowane wyższe) potwierdzające dysponowanie kompetencjami zgodnymi z profilem stanowiska;

2. doświadczenie w pracy w sekretariacie;

3. bardzo dobra znajomość obsługi komputera (w tym oprogramowania biurowego w pracy grupowej) i urządzeń typu: drukarka, skaner;

4. dodatkowym atutem będzie doświadczenie w pracy z wykorzystaniem elektronicznego zarządzania dokumentacją;

5. korzystanie z pełni praw publicznych.

1. CV; Informacja w formie opisowej potwierdzająca spełnienie wymagań;

2. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb rekrutacji: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wykraczających poza zakres art. 221 §1 i §4 Kodeksu Pracy (w tym danych szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO), które zamieściłem w dokumentach aplikacyjnych i załącznikach przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, którym proces rekrutacji. Powyższa zgoda została wyrażona dobrowolnie zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO. Wyrażam zgodę na wysyłanie informacji pocztą elektroniczną do celów związanych z rekrutacją”.

3. Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych.

4.Udział w naborze: wymagane dokumenty należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej (nieedytowalnej, np. w pdf, bez potrzeby składania odręcznych podpisów) na mail: [email protected] w terminie do dnia 26 sierpnia 2025 roku do godz: 12:00. Dokumenty złożone w innej formie lub po terminie nie będą rozpatrywane.

Wybrani kandydaci zostaną poinformowani o zakwalifikowaniu się do 2 etapu naboru. Na tym etapie będzie wymagane posiadanie dokumentów, takich jak: dyplom ukończenia studiów wyższych oraz świadectw pracy.

1. RODO o sposobie przetwarzania danych osobowych: https://www.operakrakowska.pl/rodo;

2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest publikowana na BIP Opery w zakładce “procedury”.